JAWSDAYS2017で託児室担当しました

託児室毎年恒例のネタです。

今年は題名の通り託児室を担当する機会を頂いたので、駄文ですが未来の自分と、どなたかの参考になれば良いなと思い記録を残します。

かっこよくいうとファシリテーターって言うらしいです(へへへ)。

JAWSDAYSイズなに?

AWSが好きな人が集まるコミュニティがJAWS-UG(AWS Users Group – Japan)

そのJAWS-UGが毎年開催する最大規模のイベントがJAWSDAYSです。

今年は1200人を超えるMateが参加してくれたそうです。

なんで託児室

IT系イベントに託児室?と思う方も多いかもしれませんが、そういう時代です。ニーズです。

JAWS-UGのコアメンバーではありませんが、私も娘がいるので、賛同して今回担当させてもらいました。

どうやるの

プロに任せることは決めていたのですが、全然わからなかったのですが、別のイベントでの経験をまとめてくれている方がいたので参考にさせていただきました。JAWS界隈では有名なぎょりさんのブログです。本当にありがとうございました。助かりました。

で、数社に見積もりを取って、今回の要件に一番マッチしたネスコーポレーションさんにお願いすることにしました。

見積もりを取る際は以下のような内容を事前に決めておくとスムーズにいくと思います。

要件はこんなかんじ(相談して決めました)

  • 場所
    • 7m×7mの会議室を利用
  • 人数
    • フロアの広さから最大10名
  • 時間帯
    • 10:00-12:00、12:00(13:00)-15:00、15:00-17:00の3部構成
  • 利用料
    • 無料(運営が負担)
  •  事前予約有無
    • 完全予約制とした
  • 託児対象
    • 1歳~未就学のお子さん
      • 当初は2歳以上で募集していましたが、要望により1歳~に変更。
      • 0歳は安全性を考慮して対象外としました。
    • 最大10名(2〜3歳だけの場合は9名まで)
      • なお保育士1人が預かれる人数は以下の通り
        • 0~1歳…2名
        • 2~3歳…3名
        • 4歳以上…5名
  • その他
    • 託児中の食事は禁止。お昼ご飯は、親御さんと一緒に食べてもらう。
    • 申込受付、同意書のやり取り、備品の準備は全て業者さんにお願いする。

募集方法

見積もりを取って業者さんを決めたら、次は利用者を募集します。

今回は、事前受付はdoorkeeperで行い、本申し込みは利用者から業者さんに電話またはメールで直接やり取りをしていただく形で対応しました。

実際の募集ページはこちらです。

当日までの流れ

大体ですが以下のような感じでした。

40日前~ あれこれ決める、見積もりとる

30日前~ 業者決定、契約条件確認、契約書などのやり取り、募集記事作成

28日前~ Doorkeeper募集開始

14日前 Doorkeeper募集締め切り

7日前 本申し込み締め切り

前日 備品到着(会場)

当日 託児サービス実施、備品返送(宅配調整)

後日 請求、支払い

やってみてわかったこと

初めての試みだったのでいろいろ気づいたこともありました。

  • 事前の申込手続きはできるだけ簡素化した方がいいかも
    • 運営は告知だけして、できれば利用者から業者さんへの直申し込みがいいかも
  • キャンセルが多かった
    • 子どもが関わるサービスなのでキャンセルは仕方ない
    • 無断連絡もあったので、事前申込時に保護者連絡先を確認した方がいいかも
    • 無料ではなく、500円でも1000円とすることも検討したほうがいいかも
  • 事前予約だけでなく、当日申し込みも可能としてほしいとの要望も多かった
  • 託児時間を3部制にしたが、終日申込が多かった
  • ノベルティなど用意できたらよかったかも
  • 業者さんとはメールだけでなく電話や対面でもやり取りすべき
    • やっぱり営業の人がちゃんとしてるかどうかも大事です(ネスコーポレーションさんは対応が良かった)
  • 託児名簿は業者さんに用意してもらうべし
    • たぶんプロなら言わなくてもやってくれるけど、どの人が何時までで、どういう要望があるとかまとめておいたほうがよい
  • 備品の受け取り、返送は事前に確認しておくこと
    • 受け取りは前日で会場にお願いできたが、終了後の集荷対応はできなかった
    • 近所にコンビニがあったのでそこから発送してもらった
    • 台車の要否なども事前に確認しておいた方がいいかも

さいごに

ということで雑な感じですが、以上託児室を運営してみた記録でした。

こういう動きが当たり前になって、広まってくれるといいなと思います。

何か気になる点などあればコメントやSNSでお願いしますー。ではでは。

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